Medewerker personeelsadministratie

Wil jij bijdragen aan een goed georganiseerde personeelsadministratie én een rol spelen in onze werving & selectie? Ben je secuur en heb je oog voor detail? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Even voorstellen:

ProDemos is het ‘Huis voor democratie en rechtsstaat’: wij leggen uit wat de spelregels zijn van de democratie en de rechtsstaat en laten zien wat je zelf kunt doen om invloed uit te oefenen – in de gemeente, het waterschap, de provincie, het land en de Europese Unie.

Ons bezoekerscentrum en kantoor staan recht tegenover het Binnenhof in Den Haag. Van daaruit organiseren we rondleidingen en activiteiten. We verzorgen educatieve programma’s in het hele land, maken lesmateriaal, geven cursussen over politiek actief worden en we maken in verkiezingstijd de StemWijzer, de grootste stemhulp van Nederland. De afdeling HR heeft een belangrijke rol voor alle medewerkers die zich hier dagelijks voor inzetten. Voor ons HR-team zijn we op zoek naar een enthousiaste medewerker personeelsadministratie.

Dit wordt jouw team:

Je komt te werken binnen een professioneel en hecht HR-team (totaal 5 teamleden) waarin samenwerking, betrouwbaarheid en collegialiteit centraal staan. Binnen het team heeft ieder zijn of haar eigen expertise en zorgen we samen voor een soepele en klantgerichte HR-dienstverlening.

De afdeling wordt regelmatig benaderd door medewerkers en leidinggevenden en fungeert als een zichtbaar en benaderbaar aanspreekpunt binnen de organisatie. We werken nauw samen, ondersteunen elkaar waar nodig en dragen bij aan een prettige en goed georganiseerde werkomgeving.

Dit ga je doen:

Als Medewerker personeelsadministratie ben jij samen met de senior HR-administrateur onmisbaar in het soepel laten verlopen van de administratieve HR-processen. Je werkt nauw samen met HR-adviseurs en collega’s van andere afdelingen en zorgt ervoor dat alle personeelsgegevens kloppen en processen goed zijn vastgelegd. Daarnaast ondersteun je administratief bij het werving- en selectieproces en kan er beroep op je worden gedaan voor deelname aan diverse werkgroepen binnen ProDemos. We zoeken een collega met een goed probleemoplossend vermogen, over goede communicatieve vaardigheden beschikt, kwaliteitsgericht is en makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en situaties.

Dit zijn je belangrijkste taken:

• Verwerken van in-, door- en uitstroommutaties in ons HR-systeem;
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten, brieven en andere personeelsdocumenten;
• Genereren van o.a. mutatie-, verzuim- en kwartaalrapportages;
• Administratieve ondersteuning bij vacatures: van vacatureplaatsing tot het plannen van gesprekken, met een grote rol hierin bij de organisatie van de selectiedagen voor nieuwe begeleiders;
• Zorg dragen voor een correcte administratieve afhandeling van het werving- en selectieproces;
• Bijhouden en beheren van digitale personeelsdossiers;
• Ondersteunen van leidinggevenden bij vragen over HR-processen en personele gegevens;
• Beheren van de HR-inbox en het beantwoorden of doorzetten van alle vragen die hier binnenkomen;
• Signaleren van verbetermogelijkheden in processen.

Wie ben jij?

• Minimaal MBO+-werk- en -denkniveau, bij voorkeur richting administratie/personeelszaken;
• Enkele jaren ervaring in (HR-)administratie, bij voorkeur met werving en selectie;
• Je hebt affiniteit met het thema diversiteit;
• Nauwkeurigheid en integriteit bij het werken met vertrouwelijke gegevens;
• Goede beheersing van HR-systemen (wij werken met HR2day en HROffice) en Microsoft 365;
• Communicatief vaardig en een echte teamspeler;
• Je bent beschikbaar voor 24-32 uur per week.

Dit bieden wij:

• Een leuke baan in een inspirerende omgeving. Je werkt aan iets wat je belangrijk vindt voor onze samenleving en dat geeft immens veel voldoening.
• Salariëring in schaal 6 van de cao Sociaal Werk, minimaal € 2.829,- en maximaal € 4.140,- bruto op basis van een fulltime dienstverband (36 uur) – inschaling is afhankelijk van je ervaring en kwalificaties.
• Een Individueel Keuzebudget, bestaande uit vakantietoeslag en eindejaarsuitkering (ongeveer 18% van het jaarsalaris). Dit kun je inzetten voor extra vakantiedagen of uitkeren in geld.
• Mogelijkheden voor (professionele) ontwikkeling, bijvoorbeeld via het persoonlijk Loopbaanbudget.
• OV-reiskostenvergoeding op basis van 2e klas.
• Laptop voor zakelijk gebruik.
• We vormen een hechte organisatie. Ieder jaar zijn er personeelsuitjes, een eindejaarsdiner en andere gezellige evenementen.
• Er is mogelijkheid tot hybride werken, wat betekent dat als de werkzaamheden het toelaten en in overleg met je leidinggevende, je de mogelijkheid hebt deels thuis te werken. Dinsdag of donderdag is om en om de vaste teamdag van de afdeling, dan is iedereen van de afdeling HR op kantoor.

Gaan we samen verder?

Bij ProDemos geloven we sterk in de kracht van diversiteit en inclusiviteit. We streven ernaar een werkomgeving te creëren waarin alle medewerkers zich gewaardeerd voelen, ongeacht hun achtergrond, ervaring of identiteit. Divers samengestelde teams presteren beter en maken het werk leuker.

We hopen dat dit verhaal je enthousiast heeft gemaakt. Wil je meteen solliciteren? Graag! Upload dan je cv en motivatiebrief via onze sollicitatiepagina. Je kunt reageren op deze vacature tot en met 30 mei 2025. Misschien wil je nog iets meer weten over deze functie of twijfel je over je geschiktheid of sommige voorwaarden. Mail dan gerust naar m.cecchi@prodemos.nl.

We zien uit naar onze kennismaking!

Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is vast onderdeel bij onze indiensttredingsprocedure.

Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.